Wenn wir nach den Maßnahmen und Ideen zur Berichterstattung der CSR und Nachhaltigkeit fragen, scheint unumstritten, dass der Mitarbeiter der wichtigste Rezipient ist, den es zu erreichen gilt.

Ein Punkt in der Unternehmenskommunikation scheint unumstritten: Die interne Kommunikation beeinflusst in hohem Maß den Erfolg eines Unternehmens. Das Augenmerk, welches auf sie gerichtet ist, ist jedoch meist gering und selten wird sie evaluiert. Jener Faktor, der erst ein Unternehmen zu einem funktionierenden Netzwerk vereint, scheint weitgehend sich selbst überlassen zu sein. Kommunikation findet statt, doch oft scheint die gewünschte Information nicht oder falsch anzukommen. Die Frage ist warum. Hier ein Einblick in die  Kommunikations- und Informationselemente.

Die Kommunikation

Geht man von Watzlawicks erstem Axiom aus, so können wir gar nicht anders: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Dies soll heißen, dass wir auch mit einem Schweigen etwas ausdrücken – der „nicht“ kommunizierende besitzt keine Information, kein Interesse oder Priorität diese Weiterzugeben. Selbst die stattfindende Kommunikation ist nicht frei von Interpretation. Wie wird der Kommunikationsinhalt aufgenommen – welche Interpretationen schwingen auf der Meta-Ebene mit, sprich Inhaltsaspekt versus Beziehungsaspekt. Die Schwierigkeit zwischenmenschlicher Kommunikation liegt daher in der freien Auswahl des Empfängers, wie der Empfänger die Nachricht verstehen will oder kann. Kommunikation als soziale Interaktion: Sehen sie den Sender in einem negativen Licht, wird die Nachricht kritischer bewertet als umgekehrt.

Die Information

Zahlreiche Definitionen wurden geschrieben um Information zu erklären. Frägt man einen Informatiker, so wird er vielleicht antworten: „Alles was sich in 0 und 1 abbilden lässt.“ Nun sind wir nicht alle Informatiker, den meisten Menschen wird wohl der Neuigkeitswert oder der Nutzen einer Information wesentlich erscheinen, ob aus einer Nachricht, eine mit Informationsgehalt wird. Das Basiswissen und der Kenntnisstand spielen ebenso eine Rolle. Nicht jede Information kann verarbeitet werden.

Information versus Kommunikation

Wer kommuniziert muss nicht notwendiger Weise Informationen weitergeben. Die Wahl des Mediums spielt in der innerbetrieblichen Kommunikation ebenso eine Rolle, wie die Aufgabe die sie erfüllen hat und wird schlussendlich von Aufbau- und Ablauforganisation geregelt. Diese drei Bereiche sind von einander abhängig und bestimmen, ob die nötige Information ankommt. Die Metaebene zu diesem Nachrichtentransfers innerhalb einer Organisation ist die Unternehmenskultur. Sie schwingt in der Ausübung der internen Kommunikation mit bewirkt die Nutzung oder Nichtnutzung der formellen und informellen Kommunikationswege.

Die Wechselwirkung zwischen Organisation, Kommunikationsmedien und Kultur

    Es wird in allen Unternehmungen, Abteilungen und Gruppen ein    
    Kommunikationssystem benötigt, um Information zur rechten Zeit am
    rechten Ort und in der notwendigen und nachgefragten Quantität und
    Qualität zur Verfügung zu stellen.“

     Staehle, W.; 1994 S. 548.

Klingt leichter als getan. Doch der Umgang mit Information und ihre Übermittlung hängen von den in Abb 1 gezeichneten Parametern ab:

Die Strukturen im Unternehmen, Ablauf- wie Aufbauorganisation, die zeitliche und räumliche Struktur, bedingen die Struktur der Kommunikation und folglich auch die dafür notwendigen Medien. Das Organisationsmodell des Unternehmens und die Gestaltung der innerbetrieblichen Rahmenbedingungen, Kompetenzen (Hierarchie) und Verantwortungen legen die Normen und Werte der Unternehmenskultur fest.

Die von dem Unternehmen vorgegebenen (vorgelebten!) Verhaltensregeln, das Maß der Machtkompetenzen, der Umgang mit Formalismen – ein Mehr- oder Minderanteil an Bürokratie – und die formalen Vorgaben für das interne Beziehungsmarketing sind der Übergang, der die Kultur im Unternehmen prägt.

Die zur Verfügung stehenden Medien beeinflussen einerseits die technische Weitergabe von Informationen und andererseits das Maß der sozialen Interaktion. Je nach Art des Mediums werden Informationen/Daten in unterschiedlicher Geschwindigkeit und Codierung mit einem unterschiedlichen Ausmaß an verbaler und nicht-verbaler Kommunikation übermittelt. Sie beeinflussen den Grad der Speicherfähigkeit der Information/Daten, die Genauigkeit der Übermittlung, die Synchronität und damit die Schnelligkeit eines Feedbacks.

Die Medienwahl und das Kommunikationsverhalten im Unternehmen sind ein Grundbaustein der Unternehmenskultur. So hat vice versa die Unternehmenskultur auch einen Einfluss auf die Medienwahl. Die Wahl der Medien ist entscheidend für die Weitergabe der Anteile von Inhalts- und Beziehungsaspekt der Information. Je nach Grad des Beziehungsaspektes entsteht ein Grad der Bindung zwischen den Kommunikatoren der die Kultur beeinflusst.

Die Organisation regelt nun wiederum die formale Kommunikationsstruktur und somit den formalen Informationsfluss. Sie entscheidet welche Informationen wo und wie gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat, und letztendlich das Schnittstellenmanagement, das den Austausch und die Filterung von Information beeinflusst.

Medium und Kommunikationsaufgabe

Welches Medium passt, hängt von der Komplexität der Aufgabe ab, die zu erledigen ist. Der Bereich effektiver Kommunikation liegt also vielmehr zwischen einer unnötigen Komplizierung und einer angemessenen Simplifizierung.

•   Die Kommunikation über „interkationsreiche“ Medien ist umso
    effektiver, je komplexer die zugrunde liegende Aufgabe ist. Bsp.
    Meeting

•   Die Kommunikation über „interaktionsarme“ Medien ist umso
    effektiver, je strukturierter eine Aufgabe ist. Bsp. Formulare

Ein wichtiger Punkt, in Bezug auf die Aufgabe, ist die Unterscheidung zwischen der Information über Arbeitsprozesse und der Information über allgemeine Themen die das Unternehmen betreffen, wie beispielsweise die Erstellung / Fertigstellung eines Nachhaltigkeitsberichtes.

Die interne Kommunikation – besser gesagt als nur getan

„Aber wir haben eh das Intranet und einen Newsletter“, heißt es oft. Leider ist es damit nicht getan. So wie wir es als selbstverständlich sehen, die Kommunikation an unserer Zielgruppe zu orientieren, so müssen wir auch die interne Kommunikation ausrichten; Nach Wissensstand, Perspektive, Bildung, Interessen und nationalen Unterschieden. Eine gedruckte Information reicht da alleine nicht aus. Diese wirkt nur Top-Down und bindet die Mitarbeiter nicht ein. Kommunikation sollte als Dialogprozess verstanden werden. Umso mehr Kommunikation die interne Struktur durchdringt, umso größer die Vernetzung. Es liegt in der Verantwortung des Managements mit Mitteln der internen Kommunikation zu: Informieren, Motivieren, Führen.

        „Mitarbeiten kann nur, wer mitdenken kann,
        mitdenken kann nur, wer informiert ist!“

            Kalmus, M.; 1998, S. 127.

Ich gehe noch einen Schritt weiter als Kalmus indem ich meine: Die Sozialen Bedürfnisse, Stufe drei der Bedürfnispyramide nach Maslow, müssen – und Kommunikation bedeutet hier soziale Interaktion – auch im Sinne einer sozialen Aktion umgesetzt werden. Sprich: Informationen, die über die Datenweitergabe zum Arbeitsworkflow hinausgehen, müssen einen sozialen Faktor aufweisen, sie müssen einen Anteil an persönlicher Weitergabe haben. Kein Stück Papier, Intranet oder ähnliches kann dies ersetzen. Eine empirische Untersuchung von mir hat ergeben, dass es einen signifikanten Unterschied im Grad (0 bis 100 %) der Identifizierung mit dem Unternehmen gibt, wenn interne Informationen (Bsp: Wir machen einen Nachhaltigkeitsbericht) direkt persönlich oder über Meetings weitergeben werden. (Nicht gemeint ist hier die persönliche Übermittlung in Form von Gerüchten.) Die Zustimmung betrug 84 % zu 57 % zu jenen, die diese Informationen nur über den internen Verteiler oder gar nicht bekamen.

Bedenke: Unternehmen und Märkte konstituieren sich durch Kommunikation und Information. Und es braucht den informierten und motivierte Mitarbeiter um es umzusetzen.